¿Por qué es recomendable disponer de copias de seguridad de los archivos, documentos y bases de datos de la empresa, comercio, despacho…?

Las copias de seguridad permiten garantizar que, en caso de catástrofe, se volverá a tener entrada a la información necesaria y trabajar normalmente otra vez, en el menor tiempo posible.

Las primeras tareas que se realizan al empezar el día, suelen estar relacionadas con ponerse al corriente del estado general del puesto de trabajo; mirar la agenda, revisar el estado de las tareas pendientes, si ha llegado cualquier orden, pedido, urgencia, o cualquier otra información. Que se irá modificando y actualizando minuto a minuto.

Cada vez que los ordenadores dejan de funcionar, se manifiesta un problema. No sólo porque se deja de recibir nueva información. También porque no se puede consentir a la que ya estaba disponible. Y que además es indispensable para seguir trabajando en lo que se estaba haciendo.

La función de las copias de seguridad es alcanzar que en caso de producirse alguna incidencia grave, se pueda volver a trabajar, perdiendo el mínimo de tiempo, y de información relevante posibles.

¿Qué son las copias de seguridad?

Las copias de seguridad son capturas de la información almacenada en servidores, u ordenadores. Que se han realizado en momentos preestablecidos del día, y que en caso de que eventualmente se pierda la información original, o se estropee el soporte de almacenamiento. Nos permitirán recuperar la información contenida en los dispositivos salvaguardados. Es decir, sirven para devolver el sistema al estado del momento en que se realizó la copia de seguridad que se decida restablecer.

Cuando se restablezcan copias de seguridad, algunas veces puede interesar recuperar una copia de seguridad anterior a la última. Esta situación puede ocurrir cuando se detecta que días atrás se ha producido algún error en la gestión de la información (por ejemplo eliminar clientes, dominios, alguna dirección de correo con todos sus mensajes, o cualesquiera datos relevantes). O después de una actualización, de software que haya tenido algún error, y se hayan corrompido parte de los datos. Haciendo que a partir de ese momento la información resulte inconsistente, o sin rodeos falsa.

Cuando se dan estas situaciones u otras por el estilo, lo habitual es recuperar una copia previa al evento que ha provocado los errores.

En cualquier caso, debe tenerse en cuenta que al restablecer una copia de seguridad, normalmente nunca se puede recuperar la información que había en el momento de producirse el contratiempo. Porque habitualmente las copias de seguridad se realizan durante la noche, o el fin de semana. De modo que sólo se podrá recuperar la información que había en el momento de realizar la copia que se haya restablecido (y que además, no debe ser necesariamente la última). Y por tanto, es inevitable que utilizando sistemas estándar de copias de seguridad, casi siempre se pierdan, como mínimo, algunas horas de trabajo (información, correo,…).

¿De qué información se realizan copias de seguridad?

Cuando se llega al convencimiento de que las copias de seguridad son necesarias, se decidirá qué incluir. Porque tener varias copias de todos los contenidos de los ordenadores y la información de la empresa, podría requerir una cantidad de espacio de almacenamiento desmedida.

El contenido que se incluye en las copias de seguridad son las bases de datos relacionadas con la gestión y la producción, archivos de programas, y una gran cantidad de documentación. Habitualmente, se crean directorios de trabajo que se incluirán en las copias de seguridad, o se sincronizan con el dispositivo de almacenamiento, para que los usuarios guarden los archivos a conservar. De esta forma, en caso de que se produzca cualquier contratiempo, estos archivos también se podrán recuperar de las copias de seguridad.

En el otro extremo, se encuentra la información de la que no es necesario realizar copias de seguridad. Aparte de la información que no es importante, en este grupo encontramos la información de la que ya se realizan copias de seguridad por otros medios. Por ejemplo, en caso de trabajar con terminales remotos, la información que se almacene, así como los servicios de Internet, que habitualmente incluyen la gestión de sus propias copias de seguridad.

En Serveis TIC hacemos copias diarias (7) y mensuales (3) del contenido de los servidores web. Para mayor seguridad, estas copias se realizan desde dos ubicaciones geográficamente distantes (Cataluña y Alemania). De esta forma se podrían recuperar las copias de seguridad, incluso en una gran catástrofe que afectara a todo el territorio.

Además, en Serveis TIC, no se programa ninguna de estas copias de seguridad en el servidor que da servicio a los usuarios. El motivo es que en caso de que se produjera una avería, se formatara accidentalmente un servidor, o se eliminara el espacio que las almacena, estas copias dejarían de existir, y por tanto no se podrían utilizar en el momento en que se necesitarían .

Y para garantizar aún algo más de seguridad, los backups tampoco están en la misma central de datos, porque si (por ejemplo) se repitiera un contratiempo como el incendio de marzo de 2021 que hubo en la central de datos de ‘OVH en Estrasburgo, junto con los datos originales, se perderían los repositorios de las copias de seguridad.

Las copias de seguridad de los servidores web gestionados por Serveis TIC permiten garantizar la conservación de:

  • Todo el correo en configuraciones IMAP.
  • También de buzones POP3, pero en este caso los correos recibidos que no se hayan eliminado del servidor.
  • La página web.
  • Y toda la información que haya en el servidor de Internet.

En total existen un mínimo de 10 copias completas, que van desde el día anterior hasta 3 meses antes de la fecha. Además, las copias están duplicadas en otro lugar, para garantizar su recuperación en caso de que hubiera cualquier imprevisto que impidiera recuperar la copia de seguridad que se decida utilizar.

¿Cada cuándo se recomienda hacer copias de seguridad?

La periodicidad de las copias de seguridad en una empresa varía en su caso. Sin embargo, al menos se recomienda programar copias de seguridad diarias (ya sean copias completas, diferenciales o incrementales) cada noche, y consolidar los datos en una copia completa cada semana.

En cuanto a cuánto tiempo es necesario conservar las copias de seguridad, depende de cada caso. Pero es recomendable conservar las copias mensuales de los últimos meses, una copia semestral, durante el año, y una anual de los últimos años.

En casos en que es necesario asegurar la información en tiempo real, se puede llegar a trabajar utilizando sistemas de salvaguardia más sofisticados. Sin embargo, en lo relativo a las copias remotas, habitualmente se opta por alternativas menos invasivas, y mucho más económicas.

Riesgos que se evitan realizando copias de seguridad

La razón de existir de las copias de seguridad es evitar problemas graves o muy graves.

Actualmente todas las empresas deben tener un sistema informático mínimamente desarrollado para llevar el control de su operativa. Tanto en lo relativo a la gestión comercial como por producción y asistencia.

El descalabro que se produce en caso de perder la información de los sistemas es muy importante. Y si no se dispone de salvaguardia de la información en forma de copias de seguridad, las pérdidas económicas pueden ser considerables. Tanto por el tiempo necesario para restablecer la información que se pueda, como por la información que no se recupere, o la que simplemente se pierda.

Copias de seguridad a bajo coste

Principalmente existen dos opciones para disponer de sistemas de backup de la información.

1.- Contratar el servicio de copias al proveedor informático, a fin de que conserve los datos en su central de datos de confianza, a cambio de un pago periódico.

2.- Comprar y configurar un NAS, de forma que la propia empresa tenga el hardware y el software para realizar y custodiar estas copias.

En el segundo caso, además de ahorrar las cuotas (para realizar un único pago), la empresa mantiene el control de sus datos. Llegado el momento, éste es un punto más importante de lo que parece, porque la información está en poder de la empresa, en lugar de tenerla un extraño que deberá permitir el entrada, y lo que es peor, se podrá hacer el adorno para permitirlo, o incluso para eliminar esta información cuando ya no tenga que tenerlo.

Configurar un NAS para mejorar el entrada, y la seguridad de los datos

En caso de realizar las copias de seguridad en un NAS (o varios), se puede instalar en la misma la empresa, o en algún otro espacio en el que se disponga de una buena conexión a Internet. De esta forma, las copias estarán seguras incluso en caso de incidentes graves en las instalaciones de la empresa.

Sin embargo la opción de disponer de NAS, aparte de las copias de seguridad, tiene otras utilidades. Por ejemplo, los archivos almacenados en un NAS pueden ser accesibles desde el exterior. De modo que permite consentir remotamente a la información que se almacene. Ya sea para realizar consultas, mostrar documentación en visitas comerciales, o incluso para hacer teletrabajo.

Desde Servicios TIC le podemos ayudar a asegurar la información de su empresa. Pídanos información.



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¿Vale la pena hacer copias de seguridad?
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