En el curso 2022-2023 el Archivo gestionó la eliminación de 4.000 kg de papel de documentación que ya no tiene valor

Durante el curso 2022-2023, el Servicio de Gestión Documental, Archivo y Registro de la UVic gestionó la eliminación de 4.000 kg de papel de documentación que ya no tiene valor para la entidad. Se trata de una cifra muy elevada, si se compara con los 1.500 kg eliminados en el curso anterior.

El aumento considerable de las solicitudes de eliminación de documentos (106 solicitudes el curso pasado y 49 el anterior) se debe a una mayor proactividad en el servicio, que vela por que todas las áreas y unidades de la Universidad transfieran la documentación inactiva o semiactiva en el archivo, así como por el traslado reciente de muchas áreas y servicios. Hay que tener en cuenta que con la puesta en marcha del nuevo curso, ha habido 29 áreas y servicios que han cambiado de ubicación, lo que ha afectado a 180 personas.

La eliminación de documentos es una tarea fundamental para las organizaciones, puesto que conservar toda la información y documentación es insostenible porque el espacio físico es caro y limitado. El Servicio de Gestión Documental, Archivo y Registro dispone de procesos de evaluación documental para controlar de una manera eficiente la documentación a conservar y eliminar.

Esta evaluación consiste en determinar qué valor tienen los documentos y definir qué hacer una vez han alcanzado su función principal. También permite eliminar de forma legal, regulada y controlada aquellos documentos que ya no tienen valor para la organización, a la vez que asegurar que se conserven los documentos esenciales y con valores permanentes.

Tras el proceso de evaluación, el servicio de destrucción certificada se encarga a la Fundación Trueta, entidad privada de iniciativa social sin ánimo de lucro.