6 consejos para dominar las videollamadas que asombran a sus clientes


¿Qué pasaría si usted y sus clientes pudieran esperar reuniones de video en lugar de verlos como un mal necesario?

Según un estudio de Korn Ferry de 2019, “89% de los trabajadores dicen que pierden el tiempo cada semana asistiendo a reuniones y llamadas improductivas”.

Esta tendencia actual de reuniones mal ejecutadas brinda una gran oportunidad para que usted brille como aficionado a las reuniones de video.

Puede transformar este aspecto del viaje del cliente con una ejecución adecuada, lo que da como resultado un rol más satisfactorio y relaciones más pegajosas con los clientes que aumentará su valor en el mercado.

Antes de la reunión

Sentar una base sólida para una excelente reunión es donde entra en juego la preparación.

Haz tu tarea

Es útil saber si sus asistentes, o alguien cercano a ellos, tiene un logro reciente que implica felicitarlos o regocijarse con ellos o simplemente preguntarles al respecto.

Simplemente desea realizar un reconocimiento adecuado para asegurarse de tener la cantidad correcta de conocimiento actual y significativo. Confía en mí; vale la pena los 5 a 10 minutos adicionales de investigación y cambiará las reglas del juego para ambas partes.

Incorpore preguntas y respuestas en sus agendas

Las preguntas son inevitables en las videollamadas, especialmente en nuestra industria.

A pesar de la recapitulación verbal que se menciona más adelante en este artículo, querrá reservar los últimos cinco minutos para preguntas y respuestas.

Si descuida esta práctica, corre el riesgo de pasarse del tiempo o apresurarse en su salida, los cuales están prohibidos para las videollamadas.

Enviar recordatorios manuales

Primero, querrá enviar un recordatorio de reunión manual una o dos horas con antelación a la hora del juego.

La automatización no es infalible, por lo que los recordatorios manuales aseguran que sus asistentes se presenten a pesar de las fallas tecnológicas.

Los recordatorios manuales también agregan un apacible elemento humano al personalizar la experiencia y comunicado su participación e interés.

Considere insertar humor ligero en estos recordatorios para construir una relación con los participantes.

En resumen, esta práctica sirve como una forma sencilla de hacer un esfuerzo adicional.

Confirmar audio y video

La verificación previa a la reunión más importante es enardecer su software 5 a 10 minutos antes para asegurarse de que su audio y video funcionen correctamente.

Querrá ver cómo se ve su fondo y confirmar que su cabecera está bajo control.

Tome nota del botón de silencio y tenga cuidado de no silenciarse mientras habla en la llamada.

Durante la reunión

No importa la frecuencia con la que haya estado en videollamadas, siempre hay algo de incomodidad.

eliminar la torpeza

Elimine la incomodidad desde el principio con una pregunta o comentario sobre sus asistentes o su negocio.

El escenario espiritual aquí implica que celebres algo con los participantes, como mencionamos anteriormente.

Este enfoque puede no ser tan creativo como las divertidas sugerencias para romper el hielo, pero es seguro.

Y mejora la experiencia del cliente añadiendo otro nivel de toque personal.

Aquí hay algunos ejemplos de eventos de la vida:

  • Aniversario de la marca: La compañía celebró recientemente (o está a punto de celebrar) un aniversario desde su lanzamiento.
  • Aniversario del rol: Un asistente celebró recientemente (o está a punto de celebrar) su aniversario en su función actual, en la empresa o en la industria.
  • Promoción reciente.
  • Publicación reciente/artículo.
  • Proyecto reciente o estudio de caso.
  • Rediseño de marca y/o sitio web.
  • Boda.
  • Aniversario de bodas.
  • Nacimiento de un niño.
  • Cumpleaños.
  • Graduación.
  • Victoria del equipo deportivo profesional favorito.
  • Maratón.

Nota: la mayoría de estos eventos no se limitan sin rodeos a sus asistentes; también pueden aplicar a uno de sus seres queridos.

Comunicar paradas duras

Una falta en una reunión, en mi opinión, es no comunicar una parada dura al comienzo de la reunión.

Informe a los asistentes, tan pronto como sea posible, que debe terminar a la hora acordada.

El no hacerlo puede crear un final incómodo para una reunión, dependiendo de cómo se administre el tiempo.

Reiterar la agenda

Como cortesía estratégica, recuerde a los invitados el calendario de la reunión y confirme que aún funciona para ellos.

Algo así como: “Parece que hemos reservado 30 minutos para esta reunión. ¿Eso todavía funciona para ti?”

En segundo lugar, no asuma que los asistentes leen el itinerario.

Asegúrese de que sepan lo que hay en la alineación y permítales hacer una adenda.

Este camino crítico en la reunión establece expectativas adecuadas y les da a los asistentes una sensación de control, lo cual los tranquilizará.

Cumplir con la agenda

Todos sabemos que esto es mucho más complicado de hacer de lo que parece.

Es importante asegurarse de utilizar la agenda como guía para llevar a cabo la reunión.

No se desvíe hacia áreas no acordadas previamente por ambas partes.

Primero, puede verse como poco profesional salirse por la tangente no incluido en los puntos de conversación originales.

La realidad es que la gente hace esto todo el tiempo y probablemente pasará desapercibido.

Sin embargo, esto es lo que no pasará desapercibido: una reunión bien organizada que se apega a la agenda, que se destacará entre la multitud en todo momento.

Cómo topar consultas periféricas

¿Qué pasa con los escenarios difíciles en los que el asistente intercala un comentario o una pregunta que garantiza descarrilar o retrasar la reunión?

En esta situación, lo mejor es simplemente reconocer la pregunta y pedir permiso para abordarla al final de la reunión.

Eso ofrece otra oportunidad para brindar una sensación de control a sus invitados mientras administra sus reuniones de manera eficiente.

El asistente también apreciará que mencione su consulta al final de la reunión porque es otro indicador de que ha sido escuchado y priorizado.

Al final de la reunión, tiene dos opciones.

Si tiene una parada complicado, destaque con tacto el éxito de la reunión y pida permiso para topar su pregunta por correo electrónico o similar.

Incluso puede agregarlo a la próxima reunión si corresponde.

Incluso si tiene cierta flexibilidad, aún debe subrayar el éxito de la reunión con antelación a topar cualquier inquietud secundaria, lo que ayuda a garantizar que entiendan que cumplió con su parte del trato.

Proporcione un resumen verbal de la reunión (discutido a continuación) y resalte que está terminando a tiempo, lo que indica que manejó bien la reunión y respetó su tiempo.

El resumen va seguido de un comentario como: “Fred, antes tenías una pregunta sobre ________. Tengo algo de tiempo extra si desea extender la reunión, o podemos abordar esto por correo electrónico si eso funciona mejor para usted”.

Observe que está destacando con tacto que están prolongando la reunión.

Proporcione un resumen verbal

Recapitular verbalmente una reunión es una de mis actividades favoritas cuando concluye.

Mejora la minuciosidad, proporciona resúmenes útiles y crea un final menos incómodo.

Estos resúmenes deben ser completos, destacando todos los principales puntos de discusión de la reunión, incluidos los temas secundarios.

También deben ser declaraciones sucintas, como viñetas.

Terminar a tiempo

Esto no se puede enfatizar demasiado.

En primer lugar, comunica que respetas el tiempo de todos.

En segundo lugar, muestra que sabe cómo llevar a cabo una reunión de manera eficiente.

Y, si cubrió todo lo necesario en menos del tiempo asignado para la reunión, siéntase libre de terminar la reunión antes. Después de todo, ¿a quién no le encanta recuperar unos minutos de su día?

Envíe un resumen por correo electrónico después de la reunión

Esta es solo una mejor práctica.

Sin embargo, ¿cuántos de nosotros somos culpables de descuidar este camino?

Este debe ser un correo electrónico simple con una viñeta para todo lo discutido, incluidos los elementos de acción.

También debe pedir a los destinatarios que confirmen que no se perdió nada.

Conclusión

Considere practicar un par de estas tácticas a la vez hasta que se vuelvan habituales.

Siga eso implementando algunos más.

Esto evitará que se sienta abrumado y, por lo tanto, defecto para mejorar la gestión de tus videollamadas.

Dominar las videollamadas es una forma sencilla de ganarse el respeto y el aprecio de las personas con las que te encuentras.

Igualmente destacable es la gran satisfacción que experimentará al ejecutar sus reuniones con delicadeza.

¡Aquí está para que usted se convierta en ese vendedor digital que todos esperan conocer!

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Imagen destacada: fizkes/Shutterstock





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