5 recursos para planificar y organizar reuniones y asambleas


Las asambleas y las reuniones son la columna vertebral de muchas entidades. Espacios de trabajo y decisión que cuentan con participantes diversos que deben cuadrar horarios y contenidos de forma previa. En el contexto actual, donde las reuniones virtuales son la norma, además hay que añadir plataforma. Para facilitar todo este proceso, se presentan a continuación 5 herramientas para la planificación de reuniones y asambleas.

Garabatear

Una de las más conocidas y utilizadas. Garabatear es una completa plataforma que permite crear propuestas de calendario de reuniones. Una vez definido el nombre de la reunión y la localización (campo que permite también elegir plataformas como Google Meet o Zoom), se puede seleccionar dentro de un calendario varias opciones de día y hora.

Los asistentes reciben la convocatoria por correo electrónico y pueden seleccionar las opciones que les vayan mejor, viendo también las respuestas de los otros participantes. Alternativamente, se pueden ajustar otros parámetros como el número de votos por participante y un grado de preferencia dentro de cada selección, entre otros.

JotForm

Con un foco más amplio, JotForm nos permite crear todo tipo de formularios. Aunque estos se pueden crear desde cero añadiendo los campos adecuados, también cuenta con una extensa recopilación de plantillas para diferentes ocasiones.

Dentro de esta selección hay ejemplos que pueden servir para la convocatoria de asambleas, añadiendo un texto previo junto con el formulario, plantillas para convocar reuniones con órdenes del día hechos de forma colaborativa o plantillas similares al funcionamiento de Doodle, donde los diferentes participantes pueden sugerir qué horario les va mejor. Cada una de estas plantillas es altamente personalizable.

Formularios de Google

Junto con Doodle, es una de las herramientas más populares. Esta plataforma permite la creación de formularios con preguntas y respuestas en diferentes formatos. A la hora de planificar una reunión, hay opciones para que las personas que lo rellenen puedan seleccionar una fecha en un calendario o una hora concreta.

También se pueden utilizar preguntas con varias opciones de respuesta (creadas previamente) o respuesta abierta, de forma que las opciones para poder planificar tanto el momento como el contenido son muy variadas. Los formularios también se pueden personalizar a nivel de apariencia y la persona que lo crea puede consultar las respuestas de forma fácil y directa, volcándose las si se quiere en una hoja de cálculo de Google.

Telegrama

Esta plataforma de mensajería instantánea cuenta con varias opciones para planificar, preparar e incluso alojar reuniones. Si se quiere encontrar una fecha, sólo hay que utilizar la herramienta encuestas ‘, con la que podremos crear un cuestionario. Mucho más sencillo y limitado que otras opciones pero también más directo. La pregunta puede ser de respuesta múltiple o no, y los resultados son visibles para todo el que responde.

Por otra parte, Telegram también cuenta con multitud de botes, pequeños programas que simplifican y automatizan tareas. Pensado precisamente para reuniones, (*5*)mitupbot es uno de esos programas. A través de una sencilla configuración, podemos preparar una reunión con información básica (fecha y hora, lugar, contenido …) y enviarla a todos los participantes.

Finalmente, en caso de necesidad, Telegram también ha incorporado recientemente llamadas de voz para grupos tanto en la aplicación móvil como en la de escritorio, de forma que el proceso de planificación se podría completar utilizando la propia app como plataforma.

calendario de Google

Aunque esta opción puede parecer de las más obvias ya la vez más cerradas, el calendario de Google cuenta con una opción muy interesante para quien lo utiliza en red. Una de estas opciones es ‘Buscar una hora’. Hay que tener en cuenta que esta opción sólo funciona cuando todos los participantes en una reunión usan la plataforma y tienen calendarios compartidos.

Una vez se está creando el evento, sólo hay que añadir aquellas personas que participarán y hacer clic en la opción ‘Buscar una hora’. Google entonces nos mostrará una vista solapada de los diferentes calendarios, de forma que podremos encontrar fácilmente una fecha y hora que convenga a los participantes.



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